El BOE ha publicado hoy esta norma que, entre otras novedades, incluye que las empresas deberán acreditar que pagan en plazo a sus proveedores para acceder a ayudas públicas, la obligatoriedad de que los contratistas paguen los intereses de demora a los subcontratistas y la publicación de una lista de grandes morosos.
Actualmente, según el tamaño de las empresas, podemos distinguir dos plazos de implantación:
- Las empresas que facturan más de ocho millones de euros anuales. Las cuales les quedan unos 2 meses para adaptarse a esta obligación.
- El resto de empresas, pymes y autónomos. En este caso, se les estableció un calendario gradual que les permite adaptarse a esta obligación en el plazo de 3 años.
La idea inicial de este proyecto es reducir la morosidad en las operaciones comerciales y controlar muy bien las gestiones que se hacen y establecen entre empresas o autónomos.
La facturación electrónica mejora la gestión de la actividad conjunta de la empresa y da acceso a la digitalización, permitiendo digitalizar el flujo de emisión y recepción de las facturas de los clientes y proveedores. Ofrece a las empresas una solución nueva para hacerse cargo de los procesos vinculados con la facturación. Más adelante vamos a ver las ventajas de la digitación.
¿Factura electrónica obligatoria?
La ley señala que la factura electrónica es una medida clave para «digitalizar las relaciones empresariales, reducir los costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil, además de para simplificar el acceso a la información sobre los plazos de pago entre empresas”.
«Por ello, esta ley impulsa la adopción generalizada de la factura electrónica (…), ampliando la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales», reza el texto. Eso sí, la norma se remite a desarrollar un nuevo reglamento que defina los requisitos que deben cumplir estas facturas digitales (tanto a nivel técnico como de la información que deben incluir).
En este sentido, la ley expone lo siguiente: «El proceso de digitalización de la factura puede conllevar un mayor esfuerzo para las empresas de menor tamaño. Por tanto, resulta lógico que estas empresas -con facturaciones inferiores a 8 millones de euros- cuenten con un periodo transitorio de dos años desde la aprobación de su desarrollo reglamentario».
Por su parte, las compañías cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros dispondrán de un año desde que se apruebe el citado reglamento.
¿Qué es la facturación electrónica?
Es la misma que la factura en papel, posee el mismo valor legal. Para que sea electrónica debe cumplir tres condiciones:
- Elaborada en un formato electrónico estándar: EDIFACT, X12, etc.
- Transmisión de forma electrónica: enviada y emitida por un ordenador, recibida por otro.
- Ha de cumplir con los requisitos de integridad y autenticidad.
En otras palabras, se trata de la digitalización del proceso de facturación.
¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica?
- Ahorro de costes: las empresas se ahorran los costes de impresión, envío y almacenamiento que requiere expedir la factura en papel.
- Automatización de los procesos: el hecho que la facturación sean digital permite enviar y recibir las facturas sin prácticamente la intervención humana. Eso permite reducir el tiempo de elaboración de la factura y elimina cualquier error humano que se pueda cometer.
- Mayor productividad: mejora la productividad de los empleados; aquellos que antes se encargaban de elaborar la facturación ahora pueden dedicar su tiempo a otras tareas importantes que brinden una mejoría a la empresa.
- Ahorro de tiempo: el hecho de no tener que enviar las facturas por correo postal agiliza mucho más el proceso de emisión y recepción de estas. Por consiguiente, se reduce el tiempo dedicado a procesar datos y registrarlos.
- Mayor seguridad: cuando el proceso de facturación es digital se garantiza una mayor autenticidad que reduce las posibilidades de fraude. Además, en este proceso de facturación se minimizan los intermediarios, por lo que se vuelve más seguro. De esta manera, a diferencia de las facturas en papel, las digitales no suelen perderse fácilmente, esto ocurre gracias al almacenamiento seguro.
- Menor impacto medioambiental: la digitalización permite a las empresas ahorrar en el papel y en el transporte de los documentos de facturación que tienen que ser enviados. Esto permite reducir el impacto medioambiental por la eliminación del papel y de las emisiones de CO2.
- Modernización de las empresas: la facturación electrónica es la puerta de entrada a la digitalización y con ello, las empresas dan una imagen de modernidad a sus clientes y proveedores. En otras palabras, muestran que son capaces de adaptarse a las últimas tecnologías.
- Ahorro de espacio: con la facturación electrónica se evita que las pasadas facturas de papel se acumulen en las mesas de despacho o en los estantes. Dando lugar a la tecnología como herramienta de soporte.
Estas ventajas evidencian de la eficiencia de la facturación electrónica. Por eso, cada vez son más las empresas que no dudan en sustituir la facturación manual por la electrónica. Gracias a la digitalización se ha conseguido optimizar los procesos de facturación y de esta manera, mejorar las relaciones comerciales. ¿Quieres sumarte al cambio? ¡Contáctanos!
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