Elegir un ERP: Errores a la hora de hacerlo

Elegir un ERP es un proceso complicado. Implica muchas consideraciones. Además, hay que tener en cuenta las necesidades de los distintos departamentos de la empresa. Todos estos factores pueden ayudar a tomar una decisión informada sobre qué sistema ERP es el mejor para tu empresa. Sin embargo, hay algunos errores…

Elegir un ERP es un proceso complicado. Implica muchas consideraciones. Además, hay que tener en cuenta las necesidades de los distintos departamentos de la empresa. Todos estos factores pueden ayudar a tomar una decisión informada sobre qué sistema ERP es el mejor para tu empresa. Sin embargo, hay algunos errores comunes que muchas empresas cometen al elegir una solución de software ERP:

Anteponer la implantación a la estrategia

Antes de implantar un sistema ERP, hay que definir la estrategia empresarial. Esto ayuda a comprender qué tipo de sistema sería adecuado para tu empresa y cómo puede ayudarte a ser más eficiente.
Es importante entender los procesos de la empresa antes de implantar un sistema ERP. Hay que saber cómo funciona cada proceso y su función en la organización para que no haya lagunas tras la implantación. También es importante comprender la estructura empresarial antes de implantar un sistema ERP, ya que así le resultará más fácil identificar dónde pueden producirse errores en el futuro y tomar las medidas oportunas.
Comprender los objetivos de la utilización de un sistema ERP ayudará a decidir si merece la pena o no invertir en un sistema de este tipo.

Pensar que el ERP será una inversión única

A menudo, los clientes piensan en un sistema ERP como una inversión única, pero lo cierto es que se trata más bien de una inversión a largo plazo. No se amortizará en unos pocos meses: tendrás que ser paciente y asegurarte de que se ha planificado un presupuesto en consecuencia.
También es importante recordar que, aunque se trate de una gran compra, el sistema necesitará mantenimiento durante toda su vida útil. Por ello, será necesario formar a los empleados para que sepan utilizarlo.

Saltarse la formación

Como ya hemos comentado, uno de los errores más comunes de los clientes es saltarse la formación. La formación es una parte esencial para sacar el máximo partido al nuevo sistema y debe incluirse en el coste total del proyecto.
La formación debe ser continua, no algo que se haga una sola vez. A menudo resulta tentador pensar que sólo se necesitará formación una vez durante la implantación y que después todo irá sobre ruedas. Aunque esto puede ser cierto para algunas empresas, también es probable que siga teniendo preguntas o necesite ayuda de vez en cuando.
El proveedor o una fuente externa deben proporcionar formación tanto a sus empleados como al empleador mismo como propietario o gestor. Esto asegurará que todo el mundo sepa cómo utilizar el sistema de manera eficaz y eficiente.
Implantar antes de que la organización esté preparada
Antes de seleccionar un sistema, es importante tener claras las necesidades y estrategias empresariales. Por ello, deberás asegurarte de que tu organización esté preparada para el cambio. ¿Como? Mediante la creación de un plan de gestión del cambio.
A partir de la creación de este plan, deberás asegurarte de que los procesos empresariales están claramente definidos y documentados en detalle con el uso de diagramas de flujo de procesos empresariales. Esto garantizará que el sistema se ajuste perfectamente a cómo se quieren hacer las cosas hoy y en el futuro.

Descuidar la asistencia de consultoría al elegir un ERP

La asistencia de un consultor es una parte esencial del proceso de selección de un ERP. Un consultor experto puede ayudar a tu empresa a evitar problemas y errores, además de ahorrar tiempo y dinero. De hecho, las empresas de consultoría tecnológica son altamente recomendadas por muchos expertos en la materia porque proporcionan:

  • Asesoramiento experto
  • Orientación sobre cómo elegir un sistema ERP que satisfaga las necesidades de su empresa.
  • Asistencia en la recopilación de información sobre diversos sistemas

También informarán sobre cómo funcionan los distintos tipos de sistemas para que puedas tomar la mejor decisión para tu empresa.

Descuidar la gestión de la resistencia y la gestión del cambio

Una vez que te hayas decidido por un sistema ERP, es importante comprender el impacto de este cambio y cómo lo gestionarás. Tu empresa puede sufrir muchos trastornos durante la implantación, e incluso después de que el sistema esté en funcionamiento. Es fácil suponer que los empleados se darán cuenta de cómo funcionan las cosas, pero no lo harán a menos que se les comunique claramente lo que hay que hacer y cuándo se van a producir los cambios.
Por ejemplo, si los clientes están acostumbrados a recibir los pedidos por fax o correo electrónico en lugar de a través de su nuevo sistema de pedidos en línea, puede que no les haga mucha gracia que esos métodos desaparezcan de la noche a la mañana. Esto puede provocar pérdidas de ventas o quejas por un mal servicio al cliente porque sus vendedores no saben cómo ha cambiado su trabajo. La empresa necesitará programas de formación (o al menos una comunicación inteligente) para que todos sepan qué está pasando y por qué estos cambios se producen ahora y no más tarde.

A la hora de elegir un ERP, hay que investigar mucho de antemano

Una vez que tengas tu lista de errores a evitar, estarás listo para comenzar el proceso de búsqueda de un sistema ERP que se adapte a tu empresa. ¡Esperamos que estos consejos te sean útiles para tomar esta decisión!
En Winfor Consulting, contamos con un gran equipo de profesionales y consultores que se pondrán manos a la obra con tu caso para valorar qué sistema ERP se adapta mejor a tu empresa. ¡Te estamos esperando!

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